Una sociedad mercantil inscrita tiene personalidad jurídica distinta de sus socios. Esa separación no debe existir solo en el documento constitutivo: tiene que reflejarse en cuentas, contratos, comprobantes, decisiones y registros.

Las preguntas que revela una mezcla

  • ¿El depósito fue capital, préstamo, ingreso o reembolso?
  • ¿El gasto corresponde realmente a la actividad?
  • ¿El retiro fue anticipo, dividendo, reducción de capital o cuenta por cobrar?
  • ¿Quién contrató y recibió el servicio?
  • ¿Qué documento autorizó la operación?

La factura no corrige una operación mal estructurada

Para sostener un tratamiento fiscal deben cumplirse los requisitos aplicables y existir congruencia entre la operación, su necesidad, la evidencia y la contabilidad. Un comprobante correcto no vuelve empresarial un gasto personal.

Cuatro capas de evidencia

  1. Jurídica: contrato, pedido, acta o autorización.
  2. Operativa: entrega, reporte, recepción o resultado.
  3. Financiera: pago y conciliación bancaria.
  4. Fiscal: comprobante, registro, retenciones y declaración.

Movimientos entre socios y empresa

Cada transferencia debe tener una causa identificable. Según el caso puede requerir contrato, acta, registro contable, evidencia bancaria o tratamiento fiscal específico.

  • Aportaciones para futuros aumentos de capital.
  • Préstamos de socios.
  • Reembolsos de gastos.
  • Dividendos.
  • Aumentos o reducciones de capital.
  • Operaciones con partes relacionadas.
  • Uso personal de bienes empresariales.

Política mínima

  • Cuenta bancaria empresarial para la operación.
  • Clasificación y autorización de cualquier gasto personal.
  • Conciliación mensual entre banco, contabilidad y comprobantes.
  • Expediente por préstamos, capital y dividendos.
  • Matriz de firmas y facultades.
  • Revisión periódica de saldos con partes relacionadas.