El Código Fiscal identifica como beneficiario controlador a la persona física o grupo de personas físicas que obtiene en última instancia un beneficio o ejerce control, directa, indirecta o contingentemente.

No es solo saber quiénes son los socios

El análisis puede abarcar titularidad directa, cadenas de sociedades, acuerdos de voto, facultades para nombrar administradores, dirección efectiva, derechos de control y fideicomisos u otras figuras.

Por eso, una copia del libro de accionistas puede ser necesaria, pero no siempre suficiente.

Una obligación permanente

  • Obtener la información.
  • Verificarla razonablemente.
  • Conservarla como parte de la contabilidad.
  • Mantenerla completa y actualizada.
  • Entregarla a la autoridad cuando sea requerida.

Qué debe permitir reconstruir el expediente

  • Organigrama de propiedad y control.
  • Documentos constitutivos y modificaciones.
  • Libros de socios o accionistas.
  • Contratos o convenios que otorguen control.
  • Datos identificativos de las personas determinadas.
  • Porcentajes directos e indirectos.
  • Metodología y fecha de determinación.
  • Evidencia de validación e historial de cambios.
  • Responsable de actualización.

Eventos que deben activar una revisión

  • Venta, cesión o emisión de participaciones.
  • Aumento o reducción de capital.
  • Fusión, escisión o reestructura.
  • Nuevo convenio de control o voto.
  • Cambio de administrador con control efectivo.
  • Modificación en un fideicomiso.
  • Cambio de información identificativa.
Preparar el expediente solo cuando llega un requerimiento convierte una obligación continua en una carrera contra el tiempo.

La información es reservada. Debe contar con acceso limitado, registro de cambios y conservación segura.