Inventario documental
Relación de documentos, fuente, versión disponible y asunto al que corresponden.
Cómo se revisa
Revisar que cada registro tenga una fuente identificada y un estado por confirmar o confirmado.
AFORTU / Servicio 07
Organización documental
Reunir un inventario de información y convertir los pendientes documentales en una ruta de revisión con responsables.
Cuándo solicitarlo
El asunto que necesita atender.
Personas, familias y empresas con información dispersa o varios profesionales trabajando sobre un mismo asunto.
Quiero reunir mis documentos y saber qué falta revisar.
La entrega
Qué puede recibir.
La propuesta especificará los entregables de su asunto y los criterios para revisarlos.
Matriz de pendientes
Información faltante, pregunta que resuelve y persona a quien corresponde aportarla o revisarla.
Cómo se revisa
Acordar qué pendiente se atiende primero, quién lo toma y qué dependencia existe.
Ruta de coordinación
Secuencia de revisiones y acuerdos para que las personas involucradas trabajen con el mismo contexto.
Cómo se revisa
Confirmar responsables, siguiente paso y forma de conservar evidencia de los acuerdos.
Ejemplo de entrega
Un expediente que se puede revisar.
Explore el inventario, los pendientes y el seguimiento de un asunto ficticio.
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS FICTICIOS
Inventario, pendientes y seguimiento.
Saber qué existe y de dónde viene.
| Documento del ejemplo | Fuente declarada | Fecha de referencia | Estado |
|---|---|---|---|
| Relación de contratos | Área administrativa | 05 oct 2026 | Por verificar |
| Minuta de trabajo | Coordinación del ejemplo | 08 oct 2026 | Versión por confirmar |
| Lista de responsables | Equipo del ejemplo | 12 oct 2026 | Pendiente de validar |
Esta muestra explica la estructura del trabajo. No contiene documentos de clientes ni acredita una revisión o un servicio contratado.
Primera consulta
Información necesaria.
Describa su asunto de forma general. Los documentos se solicitan después por el canal autorizado.
- 01
Una descripción general del asunto y el objetivo de la revisión.
- 02
Identificar qué tipos de documentos existen y quién puede aportarlos.
- 03
Confirmar permisos y canal de entrega antes de compartir archivos.
Responsabilidad profesional
Quién interviene.
Coordinación documental; cada revisión especializada debe asignarse a un profesional con las facultades que correspondan.
El alcance, prestador, responsable, facultades, honorarios y condiciones se acuerdan por escrito.
Qué requiere otro alcance.
- No certifica autenticidad, vigencia ni efectos jurídicos de los documentos.
- No sustituye una auditoría, dictamen fiscal o legal, ni una representación formal.
- La custodia de originales y la gestión de trámites requieren un alcance separado, cuando proceda.
El servicio público es de organización, coordinación y seguimiento. No incluye recomendaciones individualizadas sobre valores, ejecución de operaciones, recepción de órdenes ni custodia de recursos.
Consultar términosDesarrollo del servicio
Del acuerdo a la entrega.
Cada etapa conserva su responsable, información de respaldo y asuntos pendientes.
- 01
Delimitar
Confirmar necesidad, alcance, responsables y condiciones antes de iniciar.
Alcance acordado - 02
Organizar
Reunir la información pertinente por el canal autorizado y registrar lo pendiente.
Inventario y pendientes - 03
Coordinar
Dar seguimiento a las revisiones y decisiones de quienes deben intervenir.
Acuerdos y responsables - 04
Revisar la entrega
Contrastar los entregables con el alcance y documentar pendientes o cierre.
Entrega y observaciones
Antes de solicitarlo
Condiciones de atención.
¿Consultar esta ficha inicia una contratación?
No. El equipo debe revisar su solicitud y confirmar disponibilidad, alcance y condiciones antes de aceptar el encargo.
¿Cuánto cuesta y cuánto tiempo toma?
Los honorarios, impuestos y plazos se precisan en la propuesta. Dependen del alcance, la información disponible y las revisiones necesarias.
¿Cómo consulto el seguimiento?
Se acuerdan etapas, responsables y revisiones. Cuando se habilita un espacio en AFORTU OS, muestra los servicios y documentos autorizados para su relación.
Contacto AFORTU
Consulte sobre organización documental.
Su solicitud conservará el servicio seleccionado. El equipo revisará su asunto antes de proponer el trabajo.