Inventario documental
Relación de documentos, fuente, versión disponible y asunto al que corresponden.
Cómo se revisa
Revisar que cada registro tenga una fuente identificada y un estado por confirmar o confirmado.
AFORTU · Ficha de servicio
Organización documental
Reunir un inventario de información y convertir los pendientes documentales en una ruta de revisión con responsables.
¿Cuándo puede ayudarle?
Personas, familias y empresas con información dispersa o varios profesionales trabajando sobre un mismo asunto.
«Quiero reunir mis documentos y saber qué falta revisar.»
Alcance que podemos preparar
Entregables para revisar juntos.
La propuesta precisará cuáles corresponden a su asunto y cómo se comprobará su entrega.
Matriz de pendientes
Información faltante, pregunta que resuelve y persona a quien corresponde aportarla o revisarla.
Cómo se revisa
Acordar qué pendiente se atiende primero, quién lo toma y qué dependencia existe.
Ruta de coordinación
Secuencia de revisiones y acuerdos para que las personas involucradas trabajen con el mismo contexto.
Cómo se revisa
Confirmar responsables, siguiente paso y forma de conservar evidencia de los acuerdos.
EJEMPLO ILUSTRATIVO · DATOS FICTICIOS
Así toma forma el trabajo.
Saber qué existe y de dónde viene.
| Documento del ejemplo | Fuente declarada | Estado |
|---|---|---|
| Relación de contratos | Área administrativa | Por verificar |
| Minuta de trabajo | Coordinación del ejemplo | Versión por confirmar |
| Lista de responsables | Equipo del ejemplo | Pendiente de validar |
Esta muestra explica la estructura del trabajo. No contiene documentos de clientes ni acredita una revisión o un servicio contratado.
Qué necesitamos para avanzar.
- Una descripción general del asunto y el objetivo de la revisión.
- Identificar qué tipos de documentos existen y quién puede aportarlos.
- Confirmar permisos y canal de entrega antes de compartir archivos.
En la primera conversación basta una idea general. La documentación se solicita después, según el alcance y por el canal autorizado.
Límites del servicio
Qué requiere otro alcance.
- No certifica autenticidad, vigencia ni efectos jurídicos de los documentos.
- No sustituye una auditoría, dictamen fiscal o legal, ni una representación formal.
- La custodia de originales y la gestión de trámites requieren un alcance separado, cuando proceda.
La oferta inicial se limita a organización, coordinación y seguimiento profesional. No incluye recomendaciones individualizadas sobre valores, ejecución de operaciones, recepción de órdenes ni custodia de recursos.
Antes de dar el siguiente paso.
¿Consultar esta ficha inicia una contratación?
No. La solicitud permite revisar su necesidad. El equipo debe confirmar si puede atenderla y acordar por escrito alcance, prestador, responsable, facultades, honorarios y condiciones.
¿Cuánto cuesta y cuánto tiempo toma?
Depende del alcance, la información disponible y las revisiones necesarias. Los honorarios, impuestos, plazos y dependencias se precisan en la propuesta; esta ficha no confirma una cotización ni disponibilidad.
¿Cómo se da seguimiento al trabajo contratado?
Se acuerdan etapas, responsables, entregables y revisiones. Cuando se habilita un espacio en AFORTU OS, su acceso y la información visible dependen de los permisos de la relación contratada.
Continuidad del servicio
Del alcance a la entrega.
- 01
Delimitar
Confirmar necesidad, alcance, responsables y condiciones antes de iniciar.
Evidencia de la etapaAlcance acordado - 02
Organizar
Reunir la información pertinente por el canal autorizado y registrar lo pendiente.
Evidencia de la etapaInventario y pendientes - 03
Coordinar
Dar seguimiento a las revisiones y decisiones de quienes deben intervenir.
Evidencia de la etapaAcuerdos y responsables - 04
Revisar la entrega
Contrastar los entregables con el alcance y documentar pendientes o cierre.
Evidencia de la etapaEntrega y observaciones
Su necesidad tiene un punto de partida.
Prepare una solicitud para que AFORTU valore cómo acompañarle.